Cómo organizar un evento en tiempos de Covid19

Cómo organizar un evento en tiempos de Covid19

12 MAY 2021 | 4 MIN
Descubre los puntos básicos que te ayudarán a organizar tu evento en el contexto actual




La situación sanitaria provocada por la pandemia de COVID-19 ha afectado a lxs organizadores de eventos de una forma especialmente dura, obligándoles a posponer sus eventos en muchos casos y exigiendo una dosis extra de flexibilidad y organización en otros. Poco a poco, las restricciones impuestas están permitiendo una apertura del sector, pero muchas cosas han cambiado y ¡hay que adaptarse para seguir comunicando, compartiendo y disfrutando! Te traemos los puntos básicos que te ayudarán a organizar tu evento.




1.informarse e informar

En una situación cambiante como la actual, no des nada por sentado. Infórmate bien y mantén informados a todxs los actores implicados, desde las autoridades hasta lxs asistentes, pasando por tus proveedores, colaboradores y personal.


Entrar en contacto con las autoridades

Busca fuentes fiables. Ponte en contacto con las autoridades para consultar las posibles restricciones que se aplican a un evento de las características del que estás organizando y, sobre todo, para informarles de tu evento y ofrecerles colaborar en la implementación de un protocolo de seguridad. Tomar la iniciativa te evitará posibles sorpresas.


Adaptar tu evento

Con la información en la mano, analiza tu idea inicial de evento y realiza los ajustes necesarios para organizar tu evento en las mejores condiciones posibles, valorando las diferentes opciones y su impacto en costes y beneficios. Tal vez sea más adecuado organizar una edición de tu evento al aire libre en lugar de en un espacio cerrado, repartir el evento en varias fechas con aforos reducidos, etc.


Cuidar la comunicación

Un evento es comunicación en sí mismo y siempre has de cuidar este aspecto. En el contexto actual esto es aún más crucial. Tienes que mantenerte en contacto con lxs asistentes y demás implicados en tu evento, con una comunicación clara y constante. Puedes comunicarte con ellos por muchas vías para asegurarte de que les llegan tus mensajes. Presta especial atención a las redes sociales y crea también campañas de e-mailing segmentadas para asistentes de ediciones pasadas, asistentes que ya se han inscrito a la edición actual, proveedores, staff, colaboradores...


Escuchar a tu comunidad y tranquilizarla

Escucha las expectativas de tu comunidad y tenlas muy en cuenta. Esto te ayudará a saber qué esperan de tu evento en general, pero también en lo que respecta a las medidas de seguridad presentes en tu evento. Comunica las diferentes acciones que llevarás a cabo en este sentido de forma detallada para demostrar que puedes y que vas a organizar un evento en el que puedan disfrutar sintiéndose segurxs.


Ser empático y comunicar en todo momento

Todxs estamos viviendo una situación de incertidumbre fuera de lo común que, además, se está alargando en el tiempo. Muestra empatía por la situación y las preocupaciones de los diferentes grupos de personas relacionadas con tu evento manteniéndolxs informadxs de todos los pasos que das, especialmente aquellos que más les puedan preocupar. ¿Hay riesgo de cancelación de tu evento? Si aún no puedes comunicar nada, ponte en contacto para asegurarles que serán los primeros en saber cualquier movimiento. Demuestra que piensas en ellxs.

Si te encuentras sin ninguna novedad que comunicar, no dudes en ofrecerles contenido de ediciones anteriores, mostrar lo que hace tu equipo, presentar con más detalle a artistas o ponentes de tu evento, etc. ¡Las ganas de acudir a tu evento irán en aumento!


Agradecer

Sin asistentes, proveedores, patrocinadores, colaboradores, staff, etc. tu evento no tendría lugar ni razón de ser. Agradéceles su apoyo, tanto actual como pasado, antes del evento y, por supuesto, después. Esto te unirá más a ellos y crearás una comunidad más fuerte. ¡Al fin y al cabo son parte imprescindible de esta aventura!




2.apoyarse en la tecnología

La tecnología facilita la vida a todx organizadorx de eventos, pero ¿cómo puede ayudarte, en particular, a organizar un evento en un contexto de COVID-19? Además de la ya mencionada comunicación, para la que el envío de newsletters con posibilidad de crear segmentos y medir diversos parámetros de tus campañas será una herramienta fundamental, aquí tienes otros 4 planos de tu evento en los que la tecnología te será muy útil:


  • Gestión de inscripciones y venta de entradas online: independientemente de si vas a vender entradas para tu evento o si el acceso será gratuito, un software de gestión de entradas e inscripciones online te será muy útil para tener todo bajo control: recoger los datos de los asistentes, limitar el aforo, gestionar el pago si es el caso, enviar invitaciones… Todo sin contacto, evitando colas y ahorrando tiempo y recursos.


  • Asientos numerados: si tu evento tiene lugar con lxs asistentes sentadxs, puedes utilizar una solución para asignar asientos numerados con distancia de seguridad de la forma más eficiente posible y sin romperte la cabeza.


  • Pagos sin contacto: las colas son enemigas de los eventos en el contexto actual. Por eso, la tecnología puede ayudarte a gestionar la comida y bebida en tu evento mediante un sistema de pago cashless o una solución de Click & Collect


  • Control de acceso rápido y eficiente: el control de acceso al evento ha de controlarse de forma rápida para evitar aglomeraciones y, por supuesto, sin contacto. Además, podrás controlar el aforo en tiempo real.




3.rodearse de profesionales 

Ya sea como personal de tu organización, freelance o proveedores – desde tu agencia de eventos hasta tu proveedor de soluciones tecnológicas para eventos –, asegúrate de rodearte de profesionales implicados que te acompañen hacia el éxito de tu evento. Hoy en día esto es más importante que nunca ya que estas personas están más acostumbradas a lidiar con la situación actual en eventos con ideas, herramientas y know-how que serán clave en la organización de tu evento.





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